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想举办一场成功的活动需要注意哪些问题?
发布时间:2019-11-15 10:27:00 文章来源:湖南长沙广告活动策划公司

  检验一场活动是否成功,主要就是看来参加活动的人数,现场互动如何,活动气氛怎么样,活动是否流畅的举行,是否给大家带来了欢乐等。那么我们想要策划好一场活动该从哪些方面入手呢?长沙活动策划公司今天就来给大家讲一讲。

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  1、活动策划方案

  想举办一场优秀的活动,活动策划方案是很重要的一点,也是会议能否引起共鸣的核心所在。活动策划方案主要包括活动主题、活动时间、活动地点、活动对象、活动描述、参与方式、活动规则、推广渠道、成本预估。

  2、制作活动推进时间表,推进工作。

  方案通过后,正式进入执行阶段,一般需要召集此次活动的工作人员召开一个准备会议。梳理活动节点,分配好各项工作并确定各项工作负责人,活动总负责人根据推进时间表跟踪完成情况。

  3、确定活动场地

  线下活动则场地选择尤为重要。长沙活动策划公司提醒大家过程中要考虑到场地的交通、星级、档期、容纳人数、环境等,实地考察过程中如会议室的长、宽、高、容纳人数、是否有柱、舞台搭建及布展等因素、桌型等、投影、麦克风、会议室门口签到板的位置、茶歇的位置、房间的房型及设备设施、是否能提供独立用餐区域等。列出目标场地名单,综合各项因素,考虑哪个场地更适合本次活动,并最终确定活动合作场地。

  4、活动页面制作

  文案确定后,与设计沟通需求及时间节点,可以找一些参考素材以减少沟通成本。并与技术保持沟通,确保页面准时制作完成并通过测试没有问题后正式上线。

  5、视频、宣传物料等设计制作

  要注意各物料主题风格的统一,包括图案、尺寸等,并跟踪制作情况,包括材质、色差、打样、工期等,确保保质保量完成。

  6、活动征集、统计及通知

  报名情况一定要及时统计,一旦发现报名人数过少,离预期人数差距过大,及时增加投放渠道和投放力度,保证活动人数。长沙活动策划公司建议大家活动前通知报名成功用户,根据报名留下的联系方式,电话、短信都行,确认能够准时参加活动的具体人数。

  7、制作活动执行方案,分解执行任务

  制作一份活动现场执行方案,结合设定的活动流程,把签到、主持、摄影、道具、场务、直播等现场执行中的各项工作分配到具体个人,执行方案一般精确到分钟。

  长沙活动策划公司提醒大家一定要在线下执行之前的一两天,召集所有执行人员开活动动员会,下发执行方案,逐项分解任务到个人,保证每个人都清楚自己到现场应该做什么工作。

  8、制作物料、礼品清单

  把活动所有需要用到的物料和礼品种类、数量注明,并备注各物品在活动执行中出现在哪个环节、什么地点,交待给各自的负责人,如果所需物料和礼品种类比较多,最好再做一个表格,交给各项物品负责人。

  9、活动应急预案

  至少要在活动开始前设想好最可能出现的几种问题,并想好相应的解决办法,在动员会上通知到可能出现问题环节的相应负责人,在活动进行中一旦发现问题迅速启动应急预案。

  10、活动场地布置及现场执行

  一般提前一天或提前半天完成场地布置。

  执行人员到场后应迅速进入各自工作岗位,签到引导维护用户、主持人再次熟悉串词、各项物品负责人清单数量并准备提前送到预定位置、提前沟通摄影摄像说明需要什么场景人物特写等拍摄需求。长沙活动策划公司还要提醒大家在活动正式开始时间前 1-2 小时到场,准备各自负责物料和奖品,尤其是负责签到的同学,不要让用户觉得早到无人接待。

  以上就是一场活动举办成功与否的关键所在,拥有一个优秀的活动方案,提前做好相对应的准备,做好每一个细节,活动就不会差。长沙活动策划公司哪家好?长沙活动公司青柚文化传媒就是一个不错的选择。

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